E-Commerce Systeme sind wunderbar komplex – und es gibt meist mehrere Wege, wie man zum Ziel kommt. In diesem Beitrag möchte ich einige Möglichkeiten zeigen, wie man von einer Online-Bestellung zur verbuchten Rechnung kommt.
All-in-one ERP mit Rechnungserstellung
Seit den 2000er Jahren gibt es verschiedene All-in-one E-Commerce ERP/Wawi-Systeme, die vom Eingang der Webshop- oder Marktplatz-Bestellungen bis zur Erstellung der Rechnungen (inkl. komplexer USt. Setups) alles abdecken.
In einem System wie PlentyONE (früher: Plentymarkets) kann man beispielsweise die Umsatzsteuer und Buchhaltungskonten für mehrere Lagerländer konfigurieren. Abhängig vom Land des Lagers und Land des Kunden wird dann eine korrekte Rechnung erstellt, und die Daten der Rechnung (inkl. Buchhaltungskonten) können exportiert werden.
Der Buchhalter kann dann einen Import konfigurieren, und auch tausende Rechnungen importieren und quasi automatisch verbuchen.
Webshop mit Rechnungs-Plugin
Auch bei Webshop-Systemen wie WooCommerce kann man ein Plugin für die Rechnungserstellung installieren. Das kann ausreichen – aber die Möglichkeiten sind im Vergleich zu einem ERP-System begrenzt. Das liegt daran, dass Webshop-Systeme vor allem auf das Empfangen von Bestellungen ausgelegt sind und Bestellungen idealerweise an ein ERP bzw. eine Warenwirtschaft weitergeben.
Ein Plugin kann zwar aus den Bestelldaten eine einfache Rechnung erstellen, wird bei komplexeren Anforderungen aber an seine Grenzen stoßen (etwa wenn Bestellungen aus verschiedenen Ländern verschickt werden und je nach Bestellung unterschiedliche USt.-Einstellungen greifen sollten).
Beispiel: Wenn man bereits das Plugin Germanized nutzt, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen, dann kann man einfach die Pro-Version des Plugins kaufen und damit Rechnungen erstellen. Für einfache Anforderungen reicht das aus. Achtung: Beim Germanized Pro Rechnungsmodul sind nach der Installation schon Automatiken aktiv, die Rechnungen erstellen und Rechnungen per E-Mail versenden können. Die Einstellungen sollte man unbedingt prüfen, bevor man Aufträge bearbeitet.
Webshop & Cloud-Rechnungsprogramm
Wer einem Rechnungs-Plugin nicht ganz traut (und Marktplätze nutzt), kann auch zu einer Cloud-Software für die Rechnungserstellung greifen. Diese Systeme haben meist Anbindungen zu vielen Webshop-Systemen und Marktplätzen, holen sich von allen diesen Systemen die Auftragsdaten, und erstellen Rechnungen.
Das Schöne daran: Sie kümmern sich um die Nummernkreise, es ist egal von welchem Verkaufskanal die Bestellungen eintrudeln, sie bekommen alle fortlaufende Rechnungsnummern. Diese Rechnungsdaten kann man dann gesammelt in diverse Buchhaltungsprogramme exportieren.
Diese Cloud-Programme haben Ähnlichkeiten zu den oben genannten All-in-one ERPs, die Grenzen können dabei verschwimmen.
Webshop & ERP sind getrennt
Ein Klassiker: Man verwendet für den Webshop und als ERP völlig unterschiedliche Systeme. Das ist natürlich dann der Standard, wenn die Firma schon (lange) ein ERP nutzt (etwa für das Großhandelsgeschäft) und erst später einen Webshop startet. Der Webshop muss dann mit einer Schnittstelle an das ERP angebunden werden, und übergibt die Bestellungen. Das ERP ist für Bestandsverwaltung, Rechnungserstellung, Versandabwicklung usw. zuständig.
In diesem Fall kann das Webshop-System das machen, wofür es gedacht ist: Online-Bestellungen entgegennehmen. Man kann auch problemlos mehrere Webshops betreiben, etwa für verschiedene Länder oder Marken, und die jeweils mit dem ERP verknüpfen. Die Rechnungen werden vom ERP erstellt, und entweder von dort an ein Buchhaltungsprogramm übergeben, oder direkt im ERP verbucht (wenn es ein Buchhaltungsmodul hat).
Einige Problematiken sollte man dabei beachten: Passen die vom ERP erstellten Rechnungen zur Marke und zum Design des Webshops? Versendet das ERP die Rechnungen per E-Mail? Haben diese Rechnungsmails denselben Stil wie andere Mails, die versendet werden, etwa die Auftragsbestätigung nach Bestelleingang?
Besonders wenn Rechnungen für mehrere Marken- oder Ländershops über ein ERP erstellt werden, muss man Kommunikation und Design gut planen, um Kunden nicht zu verwirren.
Webshop mit Verbindung zum Buchhaltungsprogramm
Eine exotische Lösung, die für kleine Shops ihren Reiz hat: Den Webshop direkt mit einem (Cloud-)Buchhaltungsprogramm verbinden. Das ist beispielsweise bei FreeFinance (Cloud Buchhaltung) möglich: Webshops wie WooCommerce können über das Automatisierungstool Make.com direkt mit FreeFinance verbunden werden.
Dabei kann man wählen, ob die Rechnung im Webshop erstellt werden soll, oder ob sie in FreeFinance erstellt werden soll. Im ersten Fall erzeugt ein Rechnungs-Plugin (wie z.B. Germanized Pro) die Rechnung am Shop-Server, zu FreeFinance werden nur die Buchungsdaten übermittelt, damit man die Rechnung nicht manuell buchen muss.
Im zweiten Fall werden alle Auftragsdaten über Make.com zu FreeFinance übermittelt, um dort die Rechnung zu erstellen. In Make.com richtet man dazu Verknüpfungen von Lieferländern zu Buchhaltungskonten ein, FreeFinance weiß daher bei jeder Bestellung wie die Rechnung genau verbucht werden muss.
Was in der Theorie gut klingt, hat in der Praxis aber seine Tücken: Eine mit Make.com gebaute Schnittstelle (ein „Szenario“ in Make) ist nicht unbedingt so robust, wie sie für die Erstellung von Rechnungen sein sollte. Ich hatte folgende Schwierigkeiten:
- Testen ist schwierig, wenn man einen Webshop an eine produktive Freefinance-Buchhaltung anbindet: Testaufträge vom Webshop werden standardmäßig als fertig gebuchte Rechnungen in Freefinance erstellt. Diese müssten umständlich wieder storniert werden (sowohl die Zahlungsvorgänge als auch die Rechnungen selbst).
- Es wird nicht verlässlich sichergestellt, dass für jeden Webshop-Auftrag genau eine Rechnung erzeugt wird – auch wenn Fehler auftreten. So könnten bei einem Fehler der Abläufe Rechnungen „vergessen“ werden und bei manueller Neu-Ausführung des Szenarios könnten doppelte Belege erstellt werden.
- Die Freefinance Rechnungslegung eignet sich für typische manuell bearbeitete Aufträge, die mit verschiedenen Zahlungszielen nach Rechnungserstellung per Überweisung bezahlt werden. Wenn sich solche Aufträge aber mit mehreren Webshop-Zahlungsarten wie Vorkasse, PayPal und Kreditkarte abwechseln, dann wird es schwierig, Freefinance „passend“ zu konfigurieren. Denn bei Lieferung auf Rechnung möchte man ein Zahlungsziel und die Bankdaten (inkl. QR-Zahlungslink) auf die Rechnung drucken – bei einer bereits bezahlten PayPal-Bestellung sollten aber keine solchen Informationen auf der Rechnung stehen.
Achtung: Marktplätze!
Die schönsten Pläne zur Webshop-Rechnungserstellung werden über den Haufen geworfen, sobald Marktplätze ins Spiel kommen. Wenn man auf Marktplätzen wie Amazon, Otto, Kaufland, eBay oder Temu verkauft, entstehen oft deutlich mehr Bestellungen und Rechnungen als beim Verkauf über einen Webshop – oder gar über manuelle Großhandels-Bestellungen.
Was daher nicht zu empfehlen ist: Marktplätze an ein klassisches Webshop-System „dranhängen“ – also Marktplatz-Aufträge über ein Plugin in den Webshop importieren, sie wie Webshop-Aufträge speichern, und dann auch noch die Rechnungen im Webshop erzeugen. Dabei sind Probleme vorprogrammiert, und die Webshop-Datenbank wird mit unnützen Auftragsdaten zugemüllt.
Besser: Marktplätze direkt an ein ERP anbinden (besonders, wenn Bestandsabgleich / Eigenversand im Vordergrund steht), oder an ein Online-Rechnungsprogramm (wenn es vor allem um die einheitliche Rechnungserstellung geht).
Ein Sonderfall: Wenn man über Amazon verkauft und nur FBA (Versand durch Amazon) nutzt, dann kann man das völlig unabhängig von einem eigenen ERP-System betreiben. Dazu muss man bei Amazon die VCS USt. Berechnung und Rechnungserstellung aktivieren – Amazon erzeugt dann selbst die Rechnungen im Namen des Händlers. Diese Rechnungen muss man dann in der eigenen Buchhaltung verbuchen (ein separater Nummernkreis wird genutzt, unabhängig von selbst erstellten Rechnungen).
Warum geht das? Weil sich beim FBA-Versand Amazon zu 100% um die Bestandsverwaltung kümmert. Amazon stellt auch brauchbare Tools im Seller Central bereit – anhand dieser Funktionen sieht man, wann man nachliefern muss. Man kann dabei die oft auftragsabhängigen Kosten eines ERPs oder Rechnungstools sparen: Wenn das Tool z.B. 30 Cent/Auftrag kostet, dann spart man bei 1000 Amazon-Aufträgen/Monat ganze 300 EUR, wenn man die Aufträge nicht übers ERP oder Rechnungstool laufen lässt.
Fazit
Es gibt viele Möglichkeiten, wie man sein E-Commerce-System einrichten kann. Es ist sinnvoll, schon zu Beginn an ein stabiles Setup und an Wachstum zu denken. Denn was bei 100 Bestellungen/Monat noch funktioniert, kann bei 1000 Bestellungen und zusätzlichen Lieferländern schon an seine Grenzen stoßen.
Fragen? Ich bin seit über 20 Jahren im Online-Versandhandel tätig und helfe gerne beim Aufbau von E-Commerce-Systemen. Buche einfach einen Beratungstermin!
